שלוש שנים בדיוק אחרי טבח 7 באוקטובר, מארגני המשט לעזה שבו השתתפה גרטה תונברג מסמנים את היעד הבא: יהודה ושומרון. לפי חשיפת משרד התפוצות והמאבק באנטישמיות, הארגון מגייס פעילים זרים שיגיעו לאזור לקראת מסיק הזיתים הקרוב, והמועד האחרון שקבע להגשת מועמדות הוא דווקא היום, 7 באוקטובר
איך לדעת אם העסק מתקדם בקצב הנכון?
בעסק יש כל הזמן תנועה. נכנסות משימות, עובדים מטפלים בלקוחות, פרויקטים מתקדמים ויש יעדים שצריך להגיע אליהם. אבל זה שכולם עסוקים לא תמיד אומר שהעסק באמת מתקדם בקצב שתוכנן
-
כתבה מקודמת | שיווק ופרסום | כתבה שיווקית
מעקב בעסק צילום: shatterstock
לפעמים רק בסוף החודש מגלים שמכירות נשארו מאחור, שפרויקט התארך או שכמות גדולה של עבודה עדיין פתוחה. כדי לזהות את הדברים האלה מוקדם יותר, חשוב להסתכל על כמה נתונים קבועים לאורך הדרך.
להתחיל מיעד ברור
קשה לדעת אם העסק מתקדם בלי לדעת לאן רוצים להגיע.
היעד יכול להיות מספר עסקאות בחודש, זמן טיפול בפנייה, כמות פרויקטים שצריכים להסתיים או יעד הכנסות מסוים. בכל עסק זה נראה אחרת, אבל חשוב שהיעד יהיה ברור.
יעד כמו "להשתפר" או "לעבוד מהר יותר" לא באמת עוזר להבין איפה עומדים. לעומת זאת, יעד עם מספר או תאריך נותן נקודת השוואה ברורה יותר.
לא לחכות לסוף החודש
לפעמים מגלים שהקצב לא מתאים רק כשהחודש כבר כמעט נגמר.
אם בודקים יעד חודשי רק בסוף החודש, כבר קשה לשנות הרבה. אותו דבר קורה בפרויקט שמתחיל להתעכב אבל אף אחד לא שם לב לזה בזמן.
בדיקה קצרה במהלך השבוע יכולה לתת תמונה הרבה יותר טובה. אם רואים שהקצב נמוך מהצפוי, אפשר לבדוק מה קרה ולשנות סדרי עדיפויות לפני שהפער גדל.
להשוות בין היעד לבין מה שקורה בפועל
כדי להבין אם העסק מתקדם בקצב הנכון, כדאי להשוות בין מה שתוכנן לבין מה שכבר קרה.
לדוגמה, אם צוות מכירות צריך להגיע ל־100 עסקאות בחודש ובאמצע החודש נסגרו רק 25, יש פער שכדאי לבדוק. אם פרויקט אמור להיות חצי גמור עד תאריך מסוים ורק רבע מהעבודה הושלם, גם כאן יש סימן שצריך תשומת לב.
מעקב אחרי ביצועים ב -Monday יכול לעזור לרכז את הנתונים האלה במקום אחד ולראות איך הדברים מתקדמים לאורך זמן.
המטרה היא לא לבדוק כל פעולה קטנה, אלא להבין אם העבודה הולכת לפי התכנון.
להסתכל על תקופה ולא על יום אחד
יום חלש לא אומר שיש בעיה בעסק.
יכול להיות שביום מסוים נכנסו פחות לידים, נסגרו פחות עסקאות או שהצוות הספיק פחות. מה שחשוב יותר הוא לראות אם זה קורה שוב ושוב.
השוואה בין שבועות או חודשים יכולה לעזור לזהות מגמה.
אם זמן הטיפול מתארך במשך כמה שבועות, או אם מספר העסקאות יורד בכל חודש, כבר יש סיבה לבדוק מה השתנה.
לבחור רק את הנתונים שבאמת חשובים
לא צריך למדוד כל דבר שאפשר למדוד.
כשיש יותר מדי מספרים, לפעמים דווקא קשה להבין מה באמת קורה. עדיף לבחור כמה נתונים שמתחברים ישירות למה שהעסק מנסה להשיג.
צוות מכירות יכול לבדוק כמות לידים, עסקאות שנסגרו והכנסה. צוות שירות יכול להתמקד בכמות פניות פתוחות ובזמן הטיפול. בפרויקטים אפשר לבדוק משימות שהושלמו, תאריכי יעד ועיכובים.
כדי לעקוב אחרי ביצועים ב-Monday בצורה יעילה, כדאי להתמקד רק בנתונים שעוזרים להבין אם העסק מתקדם לפי היעדים.
לבדוק גם מה עומד מאחורי המספרים
המספרים עצמם לא תמיד מספרים את כל הסיפור.
אם הביצועים ירדו, צריך להבין למה. אולי נכנסו פחות פניות, אולי חסר עובד בצוות, ואולי פרויקט מסוים דורש יותר זמן ממה שתוכנן.
לכן המעקב הוא רק ההתחלה. אחרי שמזהים שינוי, צריך לבדוק מה גרם לו.
כך הנתונים הופכים ממשהו שרק מסתכלים עליו למשהו שאפשר לעבוד איתו.
להפוך את הבדיקה לחלק מהעבודה
כדי שהמעקב יהיה שימושי, הוא צריך להיות פשוט מספיק כדי שאפשר יהיה לחזור אליו באופן קבוע.
בחלק מהעסקים מספיקה בדיקה שבועית. במקומות אחרים יש נתונים שצריך לראות בכל יום.
עם מעקב ביצועים במאנדיי אפשר לרכז את המידע מתוך העבודה השוטפת ולחזור אליו בלי להתחיל כל פעם מאפס.
YEP Solutions למשל, עוסקת בהתאמת מאנדי לצורת העבודה של עסקים, כך שהנתונים במערכת יהיו קלים יותר לשימוש ביום־יום.
לדעת בזמן מתי צריך לשנות כיוון
היתרון הגדול במעקב קבוע הוא שלא צריך לחכות עד שיש בעיה גדולה.
אם רואים מוקדם שהעסק מתקדם לאט מהצפוי, אפשר לבדוק את הסיבה ולעשות שינוי בזמן. לפעמים צריך לשנות סדרי עדיפויות, לפעמים לחלק עבודה אחרת ולפעמים להבין שהיעד המקורי כבר לא מתאים למצב הנוכחי.
המטרה היא לא לעקוב אחרי כל מספר בעסק. המטרה היא לדעת מספיק כדי להבין אם הדברים מתקדמים בכיוון שתוכנן, ולזהות בזמן מתי צריך לעשות משהו אחרת.
